De Nederlandse bedrijfskundige Jaap Peters bedacht een aantal jaren gelden de term slow management en startte het gelijknamige blad. Hierbij staat slow niet voor langzaam, maar voor ‘zorgvuldig’,  ‘aandachtig’, of ‘kwaliteit.’ Deze visie staat lijnrecht tegenover bedrijven die werken op de Angelsaksische manier waarbij het maken van winst en het vergroten van aandeelhouderswaarde voorop staan. Resultaten op de korte termijn staan voor dit zogenaamde fast management centraal.

Slow management is een reactie op de huidige manier van leidinggeven en organiseren. Een inspiratiebron waarin de menselijke maat centraal staat en waarin de organisatie in verbinding staat met zijn omgeving. Dit is een gedachte waarin Turacien zich goed kan vinden. Wij vinden namelijk dat je relaties als uitgangspunt moet nemen.

Toch regeert in de huidige organisatiepraktijk fast management. Mutual Sustainability brengt het beste van deze twee werelden bij elkaar. Waar sturen in een “slowe” organisatie een lastig onderwerp is, is het voor Mutual Sustainability wel degelijk aan de orde. Je stuurt namelijk op de relatie. Met Mutual Sustainability formuleer je het resultaat vooraf heel helder, alleen doe je dat niet als eindproduct, maar in relaties. Je bedenkt voor wie de relatie iets moet betekenen, wat hun relatieve belang is (wederzijds) en vervolgens noteer je hoe deze partijen uiteindelijk het resultaat moeten waarderen. Geen softe bedoening dus.

In de huidige economische context moeten bedrijven iets. Als winst maken niet meer aan de orde is, er zelfs verliest gemaakt wordt, moet er strategisch iets veranderen. De weg vanuit fast management naar slow management is lang, zo makkelijk veranderen organisaties niet. Maar het denken en acteren in relaties is een goede eerste stap naar succes en maakt het makelijker de principes van slow management toe te passen.

Kees Verschoor

Managing Partner Turacien

De wereld is open en medewerkers communiceren met de hele wereld, gevraagd en ongevraagd. Daar hebben organisaties geen grip op en dat hoeft ook niet. Mutual Sustainability gaat uit van samenwerking, eigen verantwoordelijkheid en gedeelde verantwoordelijkheid. Bij Mutual Sustainability is ook de communicatieverantwoordelijkheid gedeeld. De relatie met de stakeholders staat centraal. Degene die een relatie onderhoudt is ook verantwoordelijk voor de relatie.

Wat betekent dat voor de communicatiespecialist?
Om deze relatie te ondersteunen, kan de communicatiespecialist een meer coachende rol innemen en de dialoog faciliteren. Dit loopt in een hiërarchische, meer klassiek gestuurde, organisatie vaak stroef. In een Mutual Sustainable organisatie is die mogelijkheid er wel, want de medewerker wordt door de communicatiespecialist geholpen bij het sturen op relaties. De communicatiespecialist geeft tips om relaties te verbeteren, coacht op gesprekstechnieken, gaat mensen verbinden zodat het gesprek op gang komt, zal managers stimuleren om mee te doen, zal managers steunen en adviseren in hun communicatie naar hun medewerkers, faciliteert de dialoog,  geeft advies en ondersteunt met communicatiemiddelen.

De rol van de communicatiespecialist wordt dus anders en biedt meer overzicht en perspectief. De communicatiespecialist staat niet alleen in, maar ook boven het speelveld en zo is het mogelijk alle belangen te overzien. Men kijkt als het ware over alle stakeholders heen, maar is er wel onderdeel van.

De behoefte aan meer professionals die strategischer kunnen ondersteunen, wordt versterkt door de economische crisis. Communicatieafdelingen staan onder druk, hebben minder budget en moeten meer doen met minder personeel. Door te zorgen dat niet-communicatieprofessionals communicatiever worden zal ook de organisatie beter presteren. Er is een belangrijke taak voor de communicatieprofessionals weggelegd: organisatie communicatiever maken. Dit kan op veel manieren, maar de afdeling communicatie zal veel minder bepalend zijn. De relatie staat immers centraal. Dus communicatiespecialist: laat de controle los en ga echt sturen!

Patty van Alebeek

Partner bij Turacien

Regel jij het draagvlak? Niet voor niets de titel van een succesvol communicatieboek. De rol van communicatie wordt vaak overschat. En zoals we allemaal weten kun je met communicatie een slecht project niet redden, maar kun je met slechte communicatie een goed project wel verpesten.

Het belang van communicatie bij de invoering van Mutual Sustainability is heel belangrijk. Een randvoorwaarde zelfs. Als een organisatie kiest voor Mutual Sustainability, kiest men namelijk voor een extra communicatiekanaal. Om op relaties te kunnen sturen en deze te meten wordt stakeholders gevraagd vragenlijsten in te vullen over de relatie en de waardering van deze relatie. Belangrijk is dat er voorafgaand aan deze vragenlijsten helder gecommuniceerd wordt over de verwachtingen en de deelname van de stakeholders. Het gaat immers altijd om een wederzijdse relatie. Dat betekent dat je ook van de stakeholders de nodige input verwacht.

Ook schept het invoeren van Mutual Sustainability voor de nodige voorwaarden. Bij Mutual Sustainability worden organisatiedoelen, en de daarvan afgeleide communicatiedoelen, in termen van kwaliteit van relaties gedefinieerd. Het aangaan van een nieuwe relatie of het intensiveren van een bestaande relatie staat centraal. Het gaat om een wederzijdse relatie en om toegevoegde waarde. Dus het gaat er niet alleen om wat de organisatie wil, maar vooral om wat de stakeholder van de relatie verwacht. En dat niet alleen op de korte termijn. Het gaat om van buiten naar binnen kijken en niet andersom wat zo vaak gebeurt. De vraag die men zichzelf moet stellen is: ben ik echt bereid de verbinding aan te gaan?

Wat Mutual Sustainability onderscheidt van andere stakeholdermodellen is dat het eenvoudig is, overzicht geeft en dat de relatie echt centraal staat. Het gaat om een wederzijdse relatie, daarom is het zo belangrijk de dialoog aan te gaan en je relatie te monitoren.

Zorgt dit niet voor extra werk voor de afdeling Communicatie?
De afdeling communicatie wordt regelmatig benaderd met vragen uit de organisatie. Al deze interne verzoeken leiden niet automatisch naar de belangrijkste punten waar de afdeling aandacht aan zou moeten besteden. Overzicht is nodig want tijd is schaars. Het is belangrijk om communicatieactiviteiten te ondernemen op zaken die werkelijk van belang zijn. Mutual Sustainability maakt prioriteiten inzichtelijk. Het geeft duidelijk aan met welke stakeholder gecommuniceerd moet worden en waarom. Het zorgt dus niet voor extra werk. Als communicatie-specialist ben je niet bezig met brandjes blussen, maar ben je op een zeer efficiënte wijze bezig met kerntaken.

Patty van Alebeek

Partner bij Turacien

Mutual Sustainability stelt een organisatie in staat de regie te voeren over zijn en ook de effecten van de communicatie te meten. Een organisatie kijkt
naar resultaten en meet het rendement op investeringen, ook in communicatie. De afdeling communicatie kan met de inzichten die Mutual Sustainability biedt, haar toekomstig beleid aanpassen. Dit geldt niet alleen voor de afdeling communicatie. Met Mutual Sustainability kunnen afdelingen, units, teams en medewerkers zelf metingen verrichten en verwerken. Wanneer zij dat doen, kunnen zij meteen met de resultaten en de benodigde acties aan de slag.

De economische crisis maakt de noodzaak om je toegevoegde waarde aan te tonen groter. Er moet meer met minder geld. Laat dus zien dat jouw afdeling een bijdrage levert aan het succes van jouw organisatie. En leer van je stakeholders waar de prioriteiten liggen en wat jouw bestaansrecht is.

De resultaten van communicatie-afdelingen worden niet alleen door externe stakeholders, maar ook door interne stakeholders beoordeeld. De directie is er daar één van. Mutual Sustainability geeft een afdeling een compleet beeld van haar functioneren. Is de directie minder tevreden dan de andere stakeholders, over de communicatieafdeling, dan geeft dat input voor een gesprek. Het meten kan gefaciliteerd worden door de TuracienTool, een webbased tool.

Het meten van de relatie doe je op basis van vier vragen:
1. Hoe waardeert u de relatie (cijfer van 1-10)?
2. Hoe belangrijk is de relatie (van niet tot cruciaal)?
3. Wat is er goed in de relatie?
4. Wat kan beter in de relatie?

Uit de resultaten wordt direct duidelijk hoe goed de afdeling of organisatie  presteert, hoe gelijkwaardig de relaties zijn en wat de organisatie kan doen om de relaties te behouden c.q. te verbeteren. De stakeholder heeft ongeveer 1 minuut nodig om de vragen te beantwoorden.

Patty van Alebeek

Partner bij Turacien

Juist in deze tijden waarin er een overvloed aan informatie beschikbaar is over organisaties en hun dienstverlening, is het van wezenlijk belang anders met stakeholders om te gaan. De stakeholder bepaalt zelf welke informatie hij nodig heeft. Een echt gelijkwaardige relatie is steeds meer bittere noodzaak. Relaties zijn onze ambassadeurs; hun boodschap bereikt grote groepen mensen. Zeker nu ze de beschikking hebben over eigen online kanalen om zich te uiten en ze deze steeds vaker ook actief inzetten.

Wat betekent dat voor Communicatie?
De intensivering van communicatie vraagt om een andere inzet van communicatiemiddelen. Informatievoorziening alleen voldoet niet meer. Een goede relatie vraagt om de dialoog; een investering in relaties. Dit hoeft niet perse ‘face to face’. Sociale media hebben veel voordelen.

Het is met social media mogelijk een dialoog aan te gaan met grote groepen, zonder dat hiervoor een groot budget nodig is. Mutual Susatainability biedt de mogelijkheid om de dialoog gezond te houden. Niet alleen vergroot gericht communiceren met stakeholders de kans op tevreden klanten. Mocht er toch enige ontevredenheid onder stakeholders zijn dan komt dit via de metingen snel naar voren en kan een organisatie dit direct aanpakken. Zo herstel je het oude adagium in ere dat luidt: ‘Ben je tevreden? Vertel het een ander. Ben je ontevreden? Vertel het ons.’ De consument die zijn onvrede niet bij de organisatie kwijt kan, gaat zich immers ergens anders afreageren.

Patty van Alebeek

Partner bij Turacien

In deze economische tijden waarin steeds meer op winst gestuurd wordt, moeten organisaties meer doen in minder tijd, met minder geld en middelen. Dat vraagt om keuzes maken met wie men wil  communiceren en met wie men een wederzijdse relatie kan/wil opbouwen.

Bij Mutual Sustainability worden organisatiedoelen, en de daarvan afgeleide communicatiedoelen, in termen van kwaliteit van relaties gedefinieerd. Het aangaan van een nieuwe relatie of het intensiveren van een bestaande relatie staat centraal. Het gaat om een wederzijdse relatie en om toegevoegde waarde. Dus het gaat er niet alleen om wat de organisatie wil, maar vooral om wat de stakeholder van de relatie verwacht. En dat niet alleen op de korte termijn. Het gaat om van buiten naar binnen kijken en niet andersom wat zo vaak gebeurt. De vraag die men zichzelf moet stellen is: ben ik echt bereid de verbinding aan te gaan?

Met Mutual Sustainability formuleer je het resultaat vooraf heel helder, alleen doe je dat niet als eindproduct, maar in relaties. Je bedenkt voor wie de relatie iets moet betekenen, wat hun relatieve belang is (wederzijds) en vervolgens noteer je hoe deze partijen uiteindelijk het resultaat moeten waarderen. Geen softe bedoening dus. Een echt gelijkwaardige relatie, of dit nu met een particuliere consument is, met een inwoner van een gemeente, of met een organisatie, is steeds meer bittere noodzaak.

Patty van Alebeek

Partner bij Turacien